7 melhores dicas de como manter uma agenda médica organizada

A agenda médica é um importante instrumento de trabalho não apenas para os especialistas, mas para todas as pessoas que atuam diretamente no atendimento ao cliente em uma unidade de saúde.

O controle e a organização da agenda são fundamentais para garantir o atendimento aos pacientes no dia e horário marcados. O compromisso da clínica com a prestação de serviços confere uma experiência diferenciada e satisfatória para todo o público.

Neste post vamos falar sobre a importância de ter uma agenda médica organizada e como isso impacta na gestão de uma clínica. Veja também 7 dicas de como manter a organização da agenda médica!

A importância de ter uma agenda médica organizada

Imagine um paciente chegar à clínica para uma consulta ou exame e descobrir que em seu lugar há outro paciente agendado. Essa é uma situação que, certamente, você não deseja para a sua clínica médica. 

Para que isso não aconteça, é preciso ter total controle e organização da agenda médica. Isso quer dizer que todos os horários devem ser preenchidos conforme a disponibilidade do profissional e necessidade dos pacientes. 

Como não é possível realizar dois atendimentos ao mesmo tempo, em cada horário, com exceção dos chamados “encaixes”, deve constar o nome de apenas um paciente — a duplicidade pode causar transtornos para a clínica e indisposição com os clientes. 

A insatisfação de um paciente que reservou tempo na sua agenda pessoal para comparecer a uma consulta ou exame, ao descobrir um equívoco na agenda, pode impactar toda a gestão de uma clínica. 

Por isso, se você não deseja o risco de perder a fidelização dos seus pacientes por mau atendimento, é essencial planejar a organização dos horários para não comprometer o gerenciamento da agenda médica.

7 dicas de como manter essa organização da agenda médica

A procura por especialidades e exames específicos pode causar sobrecarga no agendamento. Nem sempre há disponibilidade do profissional no dia e horário desejados pelo paciente — vale lembrar que muitos pacientes são bastante exigentes nesse aspecto.

Com isso, a equipe de atendimento precisa se desdobrar para fazer os agendamentos dentro das possibilidades de atendimento e, ao mesmo tempo, deixar o cliente satisfeito. É um desafio que pode ser minimizado com algumas estratégias de organização da agenda médica. 

Trouxemos 7 dicas que podem ajudar você no controle da agenda para assegurar, durante a jornada do paciente, mais qualidade de atendimento!  

1.  Tenha um sistema de agendamento Web

Na era da digitalização, muitas pessoas preferem se comunicar virtualmente e ter mais autonomia na escolha dos serviços. Com o agendamento web, o paciente mesmo pode selecionar o exame que precisa fazer e o médico com o qual deseja a consulta. 

O sistema de agendamento web é um ganho na rotina da equipe que pode se dedicar a outras atividades. Por outro lado, beneficia o paciente que terá um serviço disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana — para quem tem um dia a dia corrido e pouco tempo no horário comercial, não terá que se preocupar com o agendamento.

2. Envie lembretes de consultas

O envio de lembretes aos pacientes sobre as consultas e exames, com pedido de contato em caso de cancelamento, é também uma funcionalidade para ajudar na organização da agenda médica.

Os horários disponibilizados com antecedência darão a chance de atendimento àqueles pacientes à espera de uma desistência. Além disso, o lembrete causará um impacto positivo no paciente, que ficará satisfeito com o cuidado personalizado da clínica.

3. Conheça seu público

Conhecer o perfil do público vai ajudar a selecionar melhor os horários e os profissionais para atendimento. Alguns pacientes demandam mais tempo por gostarem de relatar em detalhes seus problemas relacionados à saúde. 

Por outro lado, há aqueles que preferem consultas rápidas e objetivas, o que exige menos tempo de agenda. Conhecendo melhor os pacientes, será mais fácil direcionar os agendamentos, de acordo com o comportamento.

4. Saiba sobre a opinião do público

Para melhorar e otimizar a organização da agenda médica da sua clínica, ouça o seu público. É importante saber a opinião dos pacientes em relação ao modo como o agendamento é realizado. 

Depois de coletar os feedbacks durante um período, avalie as respostas e compare com o método de agendamento implementado. Se preciso, considere fazer mudanças, adequações e ajustes para aproximar a expectativa da realidade e proporcionar melhorias para os pacientes.

5. Sempre analise os dados

Alguns sistemas são eficientes em gerar dados e relatórios para análises periódicas. É possível saber, por exemplo, quais são os pacientes mais faltosos sem aviso prévio ou aqueles que comparecem à clínica com maior frequência. 

Também você pode analisar quantos pacientes são atendidos ao longo de uma semana e quais são os procedimentos mais realizados. Essas informações servem de base para entender a performance da clínica e o comportamento do consumidor, aumentando a segurança na tomada de decisão dos gestores.

6. Controle o tempo de atendimento para não gerar atrasos

A garantia de cumprimento do horário estabelecido na agenda médica é importante por dois fatores: manter a satisfação do paciente e a produtividade da clínica. O atraso produz um efeito dominó e pode resultar na jornada de trabalho além do previsto.

Com uma agenda bem definida, seja para consulta ou exame, o profissional fará o atendimento com cordialidade e atenção, porém, observando o tempo, já que outras pessoas estão à espera para serem atendidas e merecem a mesma conduta.

7. Unifique a agenda pessoal com a profissional

É comum ver profissionais atuando em mais de uma unidade de saúde, sobretudo, os médicos que atendem em mais de uma especialidade. Ao unificar as agendas, é possível prever quando e por quanto tempo eles estarão disponíveis na sua clínica.

O sistema de agendamento possibilita o compartilhamento de dados e controle das agendas de diferentes profissionais, inclusive com a reserva de tempo para a agenda pessoal, o que significa que nenhum agendamento deverá ser efetivado em determinados horários.

O controle e a organização de uma agenda médica, quando automatizados, proporcionam maior eficiência no trabalho de todos os envolvidos no processo. O acesso à agenda é realizado por login e senha, o que aumenta a segurança e confidencialidade das informações e dados dos pacientes.

Se este post esclareceu suas dúvidas sobre a organização de uma agenda médica, que tal compartilhar nas suas redes sociais e permitir que mais pessoas saibam como melhorar o processo de agendamento?