5 erros na gestão de clínica que devem ser evitados

5 erros na gestão de clínica que devem ser evitados

erros na gestão de clínica
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A má gestão em clínicas médicas pode acarretar danos graves para a saúde do negócio. Os problemas mais comuns se concentram na falta de controle dos processos ou quando são ineficazes ao serem realizados manualmente.

Para que a gestão seja eficiente, é preciso minimizar e evitar erros relacionados ao acompanhamento e mensuração dos principais indicadores dos serviços prestados em uma unidade de saúde.

O objetivo deste post é mostrar a importância de ter controle sobre todas as áreas da empresa e apresentar os problemas possíveis do negócio resultantes da má gestão. Portanto, continue lendo e saiba como gerenciar sua empresa para ser uma autoridade dentro do segmento!

Principais consequências da má gestão de clínica médica

Em qualquer segmento, gerenciar mal um negócio pode resultar na perda de dinheiro, posicionamento no mercado e credibilidade junto aos clientes. A falta de controle dos processos é grave e influencia os resultados de maneira significativa.

No caso de uma clínica, o controle é essencial devido à complexidade dos processos de:

  • no-show;
  • cortesias;
  • repetições de exames;
  • reajustes de planos;
  • atualização de tabelas;
  • descontos;
  • recebimentos de cartões de débito/crédito, dinheiro e convênios;
  • glosas médicas;
  • controle de pagamentos;
  • orçamentos e compras;
  • geração e armazenamento de prontuários;
  • DRE;
  • fluxo de caixa.

Quando funcionam corretamente sem ocorrências e erros, eles indicam que a gestão está atenta e acompanhando todas as etapas para assegurar maior precisão no desempenho do negócio e das equipes em seus setores de trabalho.

Mas, se a gestão deixa de lado a rastreabilidade de todos os processos ou procedimentos da clínica e não tem uma centralização do controle de acompanhamento diário, é quase certo que terá problemas e dificuldades de encontrar o erro e uma solução prática em curto prazo.

Como garantir uma gestão eficiente e produtiva: 5 erros que devem ser evitados

É possível fazer uma gestão de alta performance capaz de aumentar a produtividade e a lucratividade da clínica. Para isso, é essencial mapear os processos, fazer um controle rigoroso e descobrir onde estão os erros para contornar as situações em tempo hábil.

Veja alguns erros cometidos por gestores que você pode, e deve, evitar para proteger sua clínica de danos maiores e perda da vantagem competitiva!

1. Não planejar as atividades da empresa

Um negócio, para ser bem-sucedido, precisa de planejamento. Sem isso, as atividades são executadas sem direcionamento, o que dificulta o controle e a identificação dos possíveis erros.

Na clínica médica, os processos desde o atendimento ao cliente até as atividades administrativas, devem ser planejados e realizados seguindo um padrão para que todos saibam exatamente o que deve ser feito.

Por mais que o perfil e as necessidades dos pacientes sejam diferentes no dia a dia, os procedimentos são os mesmos e o planejamento ajuda a visualizar as demandas e concluir o cronograma com êxito.

Atividades como abrir a agenda, verificar os pagamentos e recebimentos, realizar compras e cuidar da estrutura são mais eficientes quando planejadas com antecedência.

2. Falta de controle dos processos de rotina

Se você não tem um planejamento e não sabe ao certo quais os processos executados na clínica, é muito provável que terá dificuldades para fazer um bom controle. Se eles ainda forem manuais, sem gestão, você está em sérios apuros, pois existem grandes chances de algo importante passar despercebido.

No financeiro, o fluxo de caixa é primordial para manter as contas em dia, tanto a pagar, quanto a receber. Portanto, conhecer as finanças da clínica é fator relevante para ajudar na tomada de decisão em caso de ações para captação de clientes e melhor momento para fazer investimentos.

3. Não acompanhar o trabalho da equipe

O direcionamento e acompanhamento das equipes torna a gestão mais segura ao contar com pessoas motivadas para o trabalho. Por sua vez, qualquer profissional que sabe que pode se apoiar em seu gestor, terá maior engajamento e responsabilidade nas tarefas. Então, mantenha a equipe próxima e alinhada e saiba exatamente o que cada um está fazendo.

4. Deixar de capacitar e orientar os funcionários

Se você deseja ter uma equipe diferenciada e capacitada no segmento médico, treine e capacite seus funcionários para prestarem o melhor atendimento e suporte nos processos que envolvem clientes, médicos e planos de saúde.

Um erro grave, cometido por muitos gestores, é colocar profissionais despreparados em funções que exigem características importantes como agilidade, proatividade, conhecimento técnico e, sobretudo, capacidade de solucionar problemas.

Se vale uma dica, treinar funcionários é muito mais barato do que trocar continuamente a equipe por má adaptação ou capacidade de desenvolver bem o trabalho. Errar na contratação e não preparar adequadamente os profissionais afeta a gestão da clínica inteira.  

5. Não automatizar

A tecnologia está a cada dia mais presente nas empresas, oferecendo soluções para agilizar os processos e minimizar os erros. Deixar de utilizar a automatização a favor do negócio seja pensando em custo, seja por falta de visão estratégica, é um erro crítico de gestão.

Os softwares de gestão, com integração dos setores e processos, é uma das melhores soluções para gestores. Os dados gerados são mais fáceis de apurar, pois, as informações centralizadas em um mesmo ambiente e extraídas do sistema correspondem à rotina na clínica.

Para finalizar, se você percebe que algo está errado na sua gestão, mas está com dificuldades de identificar onde pode melhorar e garantir a sustentabilidade do seu negócio, busque amparo em uma assessoria especializada.

Com a ajuda de profissionais especializados e um sistema de gestão completo, você terá orientação suficiente para mapear os processos da clínica, identificar os pontos de melhorias, propor ações corretivas, padronizar e alinhar o trabalho da equipe de acordo com os objetivos do negócio.

Os erros na gestão são problemas que precisam de atenção e cuidado para não comprometer o futuro do negócio. Por mais eficientes que sejam os serviços da sua clínica, a competitividade obriga a uma mudança de visão e comportamento no comando das operações de rotina.

É bem mais simples corrigir as falhas de uma má gestão em clínicas do que você possa imaginar —  esteja aberto para a inovação, considerando, principalmente, o uso das soluções tecnológicas como ferramentas essenciais de controle e eficiência.

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