Guia prático para gestão de clínica médica

Guia prático da gestão de clínica médica

Gestão de clínica médica
12 minutos para ler

Para ter eficiência na gestão de clínica, é fundamental contar com o conhecimento técnico, e também com o suporte de ferramentas desenvolvidas por fornecedores e parceiros especializados que agreguem valor ao negócio.

Sabemos que os desafios são muitos, mas com as funcionalidades adequadas é possível acompanhar de perto todas as atividades e processos. Embora não seja fácil gerir uma organização de saúde, a centralização das informações permite melhor controle dos serviços e do atendimento.

Neste post desenvolvemos um guia prático para gestão de clínica médica, otimização dos processos e melhoria do desempenho do negócio. Portanto, continue lendo e saiba quais são as melhores práticas de um bom gerenciamento na área da saúde e como escolher um parceiro confiável!

A importância de fazer uma correta gestão de clínica médica

No setor da saúde, os processos e serviços são complexos por natureza. O gerenciamento engloba todas as áreas, departamentos e pessoas, o que exige do gestor uma visão ampla sobre o negócio e sobre a capacidade daquele negócio de corresponder às expectativas dos clientes.

Para oferecer um serviço de qualidade, é essencial que o funcionamento interno esteja sintonizado, considerando a relação atendimento-produtividade-ganhos. Leva-se um tempo para ganhar a confiança de um cliente, e um minuto para perdê-la sem vislumbrar a chance de retorno.

Com a intermediação entre os beneficiários e os planos de saúde, por exemplo, o volume de informações que circula dentro de uma clínica, diariamente, fortalece a necessidade de implementação de processos mais ágeis.

A comunicação rápida depende da sistematização do trabalho interno, seja manual ou com auxílio da tecnologia. Portanto, se um funcionário precisa digitar todos os dados do beneficiário, o processo não será apenas lento, mas com risco real de falhas e retrabalho.

Os erros relacionados aos dados e informações repassados para as operadoras do plano de saúde são os mais críticos, pois, o recebimento dos valores está condicionado à comprovação dos dados referentes aos procedimentos realizados na clínica.

A recusa e negação das operadoras quanto aos valores não reconhecidos, acarreta prejuízo ao gerar as temíveis glosas médicas, interferindo, negativamente, no planejamento financeiro e gestão do fluxo de caixa.

Para que a empresa funcione corretamente, as questões administrativas e burocráticas devem ser tão importantes quanto a motivação e o engajamento dos funcionários.

O que envolve a boa gestão de clínica médica:

  • excelência no atendimento – agilidade, presteza, solução de problema;
  • gestão financeira — contas a pagar e receber, faturamento, tesouraria, compras, fluxo de caixa;
  • controle de estoque — reposição e armazenamento;
  • treinamento e capacitação de funcionários;
  • planejamento orçado x realizado;
  • satisfação do cliente – reclamações, sugestões, fidelização;
  • infraestrutura – manutenção, reparos, melhorias;
  • gestão de pessoas – atração, retenção e valorização de talentos.

Principais desafios da gestão de uma clínica médica

Falamos sobre a importância e elencamos os pontos mais desafiadores dentro da gestão geral de uma clínica. Em cada um desses pontos, uma série de possibilidades se ramifica para testar a capacidade de gerenciamento e tomada de decisão.

Em meio às fraquezas encontradas, será do gestor a responsabilidade de driblar as adversidades e evidenciar as fortalezas do negócio, com o apoio das equipes e das ferramentas de gestão disponíveis.

Vamos refletir sobre os principais desafios vivenciados pela gestão de clínica médica:

Gerenciamento de rotina e burocracias

É comum encontrar gestores de clínicas com amplo conhecimento em sua área de atuação, ou seja, apresentam competências e habilidades sobre os termos técnicos, mas são deficientes quando o assunto é administração e controle dos processos no dia a dia.

Gestão de pessoas

Embora o salário e os benefícios sejam importantes, nem todos os profissionais se detêm apenas por esses quesitos. Portanto, um bom gestor deve ser capaz de identificar as necessidades dos colaboradores e criar o melhor ambiente de trabalho possível.

A comunicação, o treinamento e a participação nas decisões da clínica podem ajudar a minimizar os efeitos de um trabalho árduo, característico da área da saúde.

Em conclusão, funcionários valorizados e bem treinados, desenvolvem sentimento de pertencimento e passam a agir como se fossem donos, ou seja, defendem e se desdobram pelo negócio.

Satisfação dos pacientes/clientes

Dependendo do tipo de atendimento, da complexidade dos procedimentos a serem realizados na clínica e do modo como são atendidos, os pacientes e clientes podem interferir no futuro da clínica.

Pessoas insatisfeitas, dificilmente voltarão a se relacionar com um estabelecimento ou farão indicações positivas. Portanto, é primordial adotar um atendimento personalizado, com ações diferenciadas, sobretudo, para reduzir o tempo de espera.

Gerenciamento de crises

Nos últimos anos, as crises estão recorrentes e a área da saúde não está isenta de sofrer impactos. Mesmo com serviços essenciais e necessários, a competitividade também é forte no segmento, o que obriga os gestores a criar mecanismos de defesa.

Pode ser uma crise específica do setor ou vinculada à economia do país. O fato é que, entender apenas da área médica pode não ser o suficiente para livrar o negócio de problemas relacionados aos clientes e às finanças.

Gestão da agenda de atendimento

Quem entra em contato na clínica para agendar uma consulta médica, está em busca de solução, não importa o tamanho do problema. A má gestão das agendas e horários dos médicos, pode gerar atrasos e colocar em risco a confiança depositada na clínica.

A fila de espera, seja para atendimento, seja para realização de procedimentos, é um dos piores gatilhos de insatisfação do cliente. São aspectos que comprometem a qualidade dos serviços, colocando em risco a reputação clínica.

Controle financeiro

Com um raciocínio prático, o controle financeiro se resume à entrada e saída do dinheiro. Seria fácil de gerenciar, se não fossem as interferências externas que comprometem a saúde do caixa.

Lembra quando mais acima falamos das glosas médicas? Então, sem um acompanhamento eficiente e planejamento das reservas financeiras, caso um pagamento deixe de ser realizado pelas operadoras de plano de saúde na data correta, a clínica poderá enfrentar  problemas para a compra de material, por exemplo.

A reposição de estoque depende de ter o dinheiro no caixa para pagar os fornecedores no vencimento da fatura. Imagine a frustração de negar atendimento devido à inviabilidade de realizar um procedimento ou examinar completamente um paciente por falta de material básico.

Centralização e histórico dos dados

Do cadastro ao retorno e agendamento de procedimentos, são inúmeros os dados e informações referentes a apenas um paciente. Agora, imagine para uma clínica com uma carteira ampla e que atua em diversas especialidades.

Gerenciar as informações de clientes de forma manual ou por sistemas arcaicos, deixará uma lacuna e um ponto de interrogação na mente do paciente sobre a confiabilidade do armazenamento de dados.

Um bom sistema de gestão pode concentrar todas as informações em um mesmo ambiente e fornecer o histórico completo de cada paciente/cliente. Quando se trata de saúde, a organização e segurança caminham juntas para oferecer uma experiência agradável e diferenciada.

Melhores práticas para ter sucesso na gestão de uma clínica médica

A integração das pessoas que executam serviços burocráticos e operacionais é o que pode garantir o sucesso da gestão de uma clínica médica. O controle dos processos será mais fácil de acompanhar com os profissionais caminhando na mesma direção.

Para isso, as práticas de gestão devem ir ao encontro dos objetivos da clínica, considerando os pacientes/clientes, os recursos disponíveis e as equipes envolvidas no trabalho diário. Veja algumas dessas práticas e como dar vazão a cada uma delas:

Padronização do fluxo de trabalho

Da portaria ao consultório médico, o paciente não deve sentir diferença no tratamento. Com um fluxo de trabalho bem desenhado, cada um saberá exatamente o que deve fazer para assegurar um atendimento com início, meio e fim, incluindo o pré e o pós-vendas.

Compartilhamento das agendas

Se todos os horários de um determinado médico estiverem preenchidos e os funcionários responsáveis pelos agendamentos tiverem acesso as essas informações, certamente não haverá superlotação na sala de espera e atrasos infundados.

Em caso de ocorrência dos chamados “encaixes”, o paciente deve ser notificado sobre a possível espera, o que reduz a chance de ele se tornar intolerante diante da demora para ser atendido.

Indicadores de processos

A análise é um comportamento obrigatório para qualquer gestor, mas para isso é preciso dados. Os indicadores trazem apontamentos importantes sobre os principais serviços de uma clínica.

É possível acompanhar os principais números sobre os atendimentos, especialidades mais procuradas, no-show de um período, leads e conversões, taxa de retorno, feedbacks de satisfação, taxa de Churn, lucratividade, inadimplência, entre outros.

Software de gestão

Você pode utilizar uma planilha eletrônica ou fazer o controle manual, mas sob o risco de não fazer um levantamento confiável. O melhor é contar com a tecnologia, por meio de um software de gestão, para coleta, análise e transformação dos dados em informações que ajudem na tomada de decisão.

Um bom software, específico para a área da saúde, dispõe de funcionalidades desenvolvidas para automatizar as atividades de clínicas, hospitais e laboratórios, de acordo com as necessidades e demandas.

Soluções tecnológicas que podem ajudar na gestão da clínica

Considere implementar na sua clínica um software que integre todas as áreas, proporcionando melhor gerenciamento e otimização das atividades. Assim, a gestão será municiada de informações atualizadas e o paciente será beneficiado pela eficiência do atendimento.

Agendamento Web

Já pensou em conceder ao paciente maior autonomia sobre seu próprio horário de consulta? Com o agendamento médico, no painel disponível no site da clínica, o cliente pode definir a melhor data e horário para sua consulta ou exame.

Prontuário eletrônico

O histórico do paciente é automatizado para facilitar a pesquisa de histórico — consultas, exames, procedimentos, tratamentos, cuidados específicos. Todo o conjunto de informações relacionadas a um paciente estará disponível no sistema, possibilitando que médicos de diferentes especialidades tenham acesso.

A automatização dos prontuários elimina a necessidades de espaço físico, impressão e armazenamento de papéis com laudos, receituários e resultados de exames, por exemplo. A economia de tempo e de gastos é bastante expressiva.

Sistema de atendimento

Informações centralizadas em um mesmo ambiente favorecem um atendimento ágil, sem longas filas. O sistema de atendimento, além de tornar mais rápida a interação entre os pacientes e áreas internas, vai melhorar o fluxo e a identificação da etapa em que ele se encontra.

O que avaliar antes de contratar um fornecedor

Ao decidir automatizar a gestão e os processos da sua clínica, é preciso ter a certeza de que pode confiar no fornecedor. O motivo é simples — todos os dados da sua empresa serão concentrados no sistema e por isso você precisa de garantias de que estarão seguros.

Além disso, a seriedade é um ponto de grande relevância que deve ser observada junto com o conhecimento sobre o mercado, as necessidades e as funcionalidades do produto em demonstração.

Genesis Tecnologia

A Genesis Tecnologia está há 20 anos no mercado e tem a expertise que você precisa para diferenciar a sua clínica. Com o Clinux – a ferramenta de gestão de clínicas – você pode ter o controle de todas as operações em um mesmo ambiente.

Da mesma forma com funções de Business Intelligence, você terá mais facilidade para tomar decisões e definir estratégias, considerando que as informações estarão atualizadas em tempo real, facilitando a compreensão e a análise dos dados gerados.

O Clinux é uma solução inteligente, de gestão fácil e ágil, com funções bem definidas que interagem ao mesmo tempo com o gestor, os times e os clientes.

  • Controle de pacientes (agendados, bloqueados, confirmados, cancelados)
  • Laudos produzidos por reconhecimento de voz
  • Acesso a resultados de laudos e exames online
  • Acesso total a todos os setores da empresa
  • Controle das finanças e faturamento
  • Controle de estoques e compras
  • Relatórios dinâmicos e informações gerenciais na palma da mão

Em conclusão, com as ferramentas e com o conhecimento sobre as particularidades da área da saúde, não será difícil fazer a gestão da sua clínica médica. Alie tudo isso a uma parceria confiável, e as chances de sucesso são bastante promissoras.

Então, se você gostou deste post e deseja saber mais sobre o quanto a tecnologia pode favorecer as atividades de uma clínica médica, que tal seguir a gente nas redes sociais? Estamos no Facebook, Instagram e YouTube, com informações que podem ser muito úteis para você!

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