Gestão de dados: entenda como aumentar a receita da sua clínica

A gestão de dados pode aumentar a receita da sua clínica, a partir das informações produzidas no dia a dia. Com análises mais precisas e tomadas de decisões mais seguras, é possível obter resultados mais positivos.

No entanto, nem todos os dados são relevantes ou trazem direcionamento sobre o negócio. É preciso estabelecer parâmetros, filtrar as informações e usar indicadores que ajudem a visualizar o desempenho das áreas.

O objetivo deste post é conceituar a gestão de dados e toda sua importância em uma clínica médica. Continue lendo para saber como colocar em prática e quais os benefícios de nortear a gestão pautada nos dados!

O que é a gestão de dados?

A gestão de dados é um recurso utilizado pela liderança para levantamento e organização das informações armazenadas em sistemas. Essas são de grande utilidade nas análises individuais e coletivas sobre a performance dos colaboradores e das áreas.

No caso de uma clínica médica, o volume de informações que circulam diariamente é grande e pode ser usado a favor do negócio. Os dados produzidos revelam indicadores e insights para ajudar os responsáveis pela administração e direcionamento das atividades.

Dentro da cultura data-driven, os dados são gerados sem filtro, ou seja, tudo o que acontece na clínica é armazenado no sistema. É preciso utilizar aplicações como big data e business intelligence para coletar e organizar as informações, respectivamente.

Esses dois métodos permitem que o gestor foque apenas no que é, de fato, importante para o negócio. Os dados irrelevantes ou pouco expressivos são desprezados, o que torna a análise mais apurada e específica.

Para entender melhor, a gestão de dados, na prática, permite que o gestor tenha acesso a informações preciosas sobre:

• dados de pacientes — cadastros, atendimento, prontuário eletrônico, resultados de exames, prescrições médicas, agendamentos, portal de laudos;
• dados de colaboradores — folha de pagamento, registro de equipe, pontualidade, férias, ausências, turnover e absenteísmo;
• dados financeiros — contas a pagar e receber, fluxo de caixa, autorização dos planos de saúde, estoque, receitas e despesas.

Por que os dados são tão importantes para uma clínica médica?

Com os dados em mãos, o gestor tem condições de identificar os pontos positivos e negativos da clínica como um todo. As decisões que antes eram tomadas por achismo, com a gestão de dados são mais pautadas em números reais e concretos. 

O acesso diário a tudo o que acontece na clínica possibilita intervenções imediatas para evitar problemas maiores no futuro. Com isso, diante do conhecimento mais ampliado sobre o negócio, o gestor se sentirá mais confortável na posição de comando.

Com um bom sistema, o gestor não precisa ir a cada setor ou se reunir com os líderes de equipe para obter as informações que precisa. Em um ambiente integrado e centralizado, da tela do computador é possível acompanhar a rotina da clínica.

Imagine o ganho de tempo e eficiência desse processo, além da otimização do fluxo de trabalho, da gestão e das equipes. A gestão de dados proporciona mais agilidade e dinamismo na atuação de um gestor e de todos os colaboradores.

Todos os passos dados dentro de uma clínica médica, sejam eles positivos, sejam negativos, refletem no paciente. Quanto mais analítico for um gestor, maior será o seu poder de ação e reação diante de um problema. As soluções chegam mais rápido quando há acesso imediato às informações.

Quais são os benefícios dessa prática?

Os dados são aliados das decisões e, consequentemente, das estratégias criadas para colocar a clínica em evidência e vantagem no mercado.

Só de pensar em ter uma visão macro da unidade e controle mais completo das atividades já é um ganho para qualquer gestor.

Além disso, existem outros benefícios:

• redução de erros e falhas;
• confiabilidade junto ao paciente no tratamento dos dados;
• atendimento às normas estabelecidas pela LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais;
• segurança no armazenamento de dados;
• redução de custos com a eliminação de retrabalho;
• definição de indicadores de análise;
• aumento da motivação e produtividade da equipe;
• controle do estoque;
• decisões mais seguras.

Como fazer uma gestão de dados adequada?

O primeiro pensamento que um gestor deve ter para que a gestão de dados funcione corretamente é ter uma solução tecnológica compatível. Ou seja, um sistema parametrizado para armazenar, coletar, organizar e tratar os dados gerados.

Um software especializado é desenvolvido a partir dos setores, das atividades e dos processos de uma clínica médica. Assim, os dados produzidos obedecem a um padrão que facilita o trabalho de análise da gestão.

Trouxemos algumas dicas dos passos que você pode dar para implementar a gestão de dados e ter maior controle das informações na sua clínica!

1. Definir os dados que serão tratados

Nem todos os dados são relevantes para a gestão. Por isso, é importante estabelecer as informações que serão armazenadas. Sendo dados de pacientes, financeiros ou de equipe, é essencial definir o que será objeto de análise e como se dará esse processo.

A melhor maneira é criar uma lista com todas as informações que a gestão julgar importantes. Assim, terá mais clareza na hora de programar o sistema para não perder tempo com dados pouco expressivos.

2. Manter a base de dados atualizada

De nada adianta ter um sistema desenvolvido para armazenar e coletar dados se eles não forem atualizados com frequência. A equipe deve ser orientada a manter todas as informações dentro do sistema e proceder com as alterações sempre que necessário.

Por exemplo, se um paciente mudou o telefone, se um colaborador está de licença médica, se um material entrou ou saiu do estoque. Uma análise só pode gerar decisões confiáveis se as informações forem reais e atualizadas.

3. Escolher uma solução eficiente

Uma ferramenta desenvolvida para a gestão de clínicas médicas traz em seu conceito essencial a geração, o armazenamento, a coleta e a gestão de dados. Para atingir os objetivos e ter resultados satisfatórios com a receita é preciso investir em um bom software.

A tecnologia, cada vez mais avançada e aliada dos negócios, é primordial para a gestão de dados. Afinal, é quase impossível realizar esse processo manualmente. O cruzamento de informações, o levantamento de indicadores e a produção de relatórios só pode ser eficiente com a ajuda de um sistema.

O ideal é que seja uma ferramenta que permite integrações entre setores e sistemas de armazenamento de imagens para confecção de laudos. A gestão de dados faz mais sentido quando o gestor consegue enxergar as informações em um só ambiente. Assim, não precisa se deslocar ou abrir diversas abas para acessar os dados.

Com o Clinux, por exemplo, você pode utilizar a solução Gestão à Vista e acompanhar em tempo real tudo o que acontece na clínica. Totalmente online, ela disponibiliza relatórios e indicadores personalizados, podendo ser acessada de qualquer lugar com internet.

Por um painel visual, você pode encontrar facilmente informações como:

• porcentagem do faturamento;
• capacidade de atendimento;
• histórico de pagamentos e recebimentos;
• quantidade de exames;
• quantidade de pacientes – agendados, bloqueados, confirmados, cancelados.

A gestão de dados é uma estratégia imprescindível para quem deseja modernizar a clínica e oferecer uma experiência diferenciada aos pacientes. Mais do que inovação, esse é um método eficaz, que traz lucratividade de médio a longo prazo, se implementado de maneira adequada.

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