Glosas médicas: o que são e como evitar?

Quem atua na gestão de clínicas, hospitais e laboratórios, sabe que manter o controle financeiro em dia é um grande desafio. As glosas médicas representam uma ameaça e comprometem o fluxo de caixa.

Evitar esse tipo de problema é fundamental para que a gestão das finanças seja efetiva e corresponda às expectativas de receita prevista no planejamento do período. Para isso, é preciso analisar as ocorrências e implementar medidas corretivas.

Neste post, além de trazer o conceito e os tipos de glosas médicas, vamos ajudar você a entender seu impacto negativo. Continue a leitura e veja algumas dicas de como proceder para evitar que as glosas médicas dificultem o crescimento do seu negócio!

O que são glosas médicas?

Os faturamentos que foram recusados ou não tenham sido recebidos dos convênios nas unidades de saúde, são chamados de glosas médicas. Os valores correspondem a atendimentos, exames de laboratório ou imagem, internações, medicamentos, entre outros serviços.

No geral, a glosa médica ocorre pela falta ou má comunicação entre o prestador — clínica, hospital ou laboratório — e a central dos convênios, responsável pelo processamento financeiro.

O resultado é a diferença de caixa decorrente de uma prestação de serviços não remunerada corretamente pelos convênios. Para que não aconteçam, os dados sobre qualquer procedimento devem ser fiéis ao visualizado nos registros do plano de saúde.

Qual o impacto das glosas nas clínicas e hospitais?

As informações desencontradas dão margem para que os planos de saúde interpretem apenas o que está registrado como utilizado pelo beneficiário. Com isso, o repasse pode ser menor e aquém do previsto no planejamento.

A origem dos erros que geram as glosas médicas pode estar nos processos realizados, em muitas unidades, ainda manualmente como preenchimento das fichas e formulários durante as etapas de atendimento, desconhecimento dos prazos e cláusulas do contrato.

Além disso, o processo burocrático para autorização de procedimentos pode causar desencontro nas datas e desequilíbrio do faturamento. Isso ocorre quando, de um lado, a clínica preenche os dados considerando o dia do procedimento e o plano acata a autorização em data diferente.

Se não houver um acompanhamento sistemático e conferência das informações, certamente, os valores recebidos serão diferentes. Por isso, em caso de recusa do plano em acatar um determinado custo, a unidade que prestou o serviço terá que absorver todo o prejuízo.

O financeiro é o ponto de maior impacto, mas as consequências de não ter o dinheiro disponível reflete também na indisponibilidade do caixa de investir em compras, seja de material para o dia a dia ou equipamentos para prestar o melhor serviço.

Quando ocorrem erros, é a unidade de saúde que deve estar atenta e correr atrás de reparar os erros. Portanto, o ideal é que eles não cheguem a ocorrer para evitar o desgaste de negociação com as operadoras.

Quais são os tipos de glosas?

Antes de falarmos sobre como evitar as glosas médicas, precisamos conhecer os tipos e entender quando ocorrem.

Glosas administrativas

O preenchimento incorreto dos formulários e guias de autorização é um dos processos administrativos passíveis de glosa. Vale também para falhas de digitação e cálculos diferentes do solicitado.

Glosas técnicas

Se um procedimento médico exige a avaliação de uma auditoria, isso gera uma glosa técnica. São analisados os métodos utilizados em comparação aos dados de registro. Por isso a inconsistência nas informações, leva à solicitação de uma avaliação de profissionais especializados.

Glosas lineares

São as glosas corriqueiras, que levantam questionamentos, por vezes infundados, sobre o valor de um medicamento ou procedimento e influencia a gestão da unidade de saúde — ocorrência de não pagamento pelo convênio que acaba sobrando para a clínica.

O que fazer para evitar o problema?

Chegamos ao ponto mais importante que é evitar que as glosas médicas aconteçam. O que fazer para minimizar a falta de comunicação com as operadoras de convênios e os desencontros substanciais, sobretudo, financeiros?

Trouxemos algumas dicas que podem colaborar para a prevenção de ocorrências das glosas e melhorar a gestão da unidade de saúde como um todo!

Controle rigoroso dos processos

Se um erro de digitação pode ser fatal e provocar danos no caixa, é sinal de que controle pode estar falho. O monitoramento constante contribui para que todos os processos sejam revisados, desde a prévia do atendimento à solicitação de autorização junto à operadora.

A conferência dos dados dos beneficiários, assim como códigos de procedimentos realizados e datas de vencimento ou faturamento, é praticamente obrigatória quando se depende de terceiros para recebimento.

Treinamento para funcionários

Os erros podem ocorrer por falta de atenção, desconhecimento ou preparação para exercer a função com eficiência. O treinamento, além de padronizar a execução dos processos, serve para alinhar as informações mais importantes.

Conhecer as particularidades de cada convênio e as cláusulas contratuais mais relevantes, auxiliam na hora de digitar ou faturar os procedimentos. Inclusive, um funcionário capacitado e bem informado perceberá mais rapidamente, durante a conferência, quando algo não estiver preenchido corretamente.

Considere a implantação de uma solução digital

Além de abrir precedentes para os erros e retrabalho, os processos manuais são mais lentos e demandam tempo. Com uma solução automatizada e o manuseio adequado da ferramenta, dificilmente você terá problemas como as glosas médicas.

O prontuário eletrônico é a melhor forma de ter os códigos e procedimentos já catalogados para evitar digitação incorreta ou faturamento com datas divergentes. O sistema de gestão para organizações de saúde oferece funcionalidades específicas de acordo com as necessidades e procedimentos.

No formato digital, os dados dos beneficiários se mantêm registrados, o que permite voltar no histórico de modo ágil e prático. Um sistema parametrizado pode determinar os campos automáticos de preenchimento, com opções bem definidas para direcionar o trabalho dos funcionários.

São muitos os serviços que podem ser concentrados em um único ambiente, possibilitando melhor controle e acompanhamento da gestão de qualquer organização de saúde. Os resultados são percebidos em pouco tempo. São eles:

• redução dos erros de digitação;
• eliminação do retrabalho;
• funcionários mais produtivos;
• clientes mais satisfeitos;
• redução das glosas médicas;
• maior controle do fluxo de caixa;
• gestão mais eficiente. 

Por meio de um sistema de gestão customizado para atender às necessidades e demandas específicas da organização de saúde, é possível diminuir as ocorrências de glosas médicas, melhorar o relacionamento com as operadoras e oferecer melhor experiência aos beneficiários reduzindo o tempo de espera.

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