Planilha para clínica médica: como e por que acabar com elas?

Por muitos anos as planilhas eletrônicas foram instrumentos de controle eficientes em todos os tipos de empresa, inclusive na área da saúde. Entretanto, com a evolução tecnológica e surgimento dos sistemas de gestão, não faz mais sentido investir em planilha para clínica médica. 

Inicialmente, elas são bem-vindas, entretanto, uma clínica que deseja crescer precisa eliminar as planilhas e o trabalho manual e focar em um software com funcionalidades integradas — a automatização torna os processos mais ágeis, dinâmicos e seguros. 

O objetivo deste post é refletir sobre o uso das planilha para clínica médica no controle das atividades e por que um sistema integrado de gestão é ideal para absorver a demanda. Então, continue lendo e veja os motivos para aposentar a planilha e quais os benefícios dessa troca!

A importância de automatizar os processos da clínica

Vivemos um novo momento, em que tudo funciona de modo integrado e com uma velocidade acelerada para acompanhar o ritmo das pessoas e do mercado. O uso de soluções digitais obriga as empresas a repensarem, cada vez mais, seus processos e estratégias. 

No dia a dia de uma clínica médica, as atividades executadas pelas equipes exigem o controle e gerenciamento de dados e informações para alimentar as análises da gestão. Esse trabalho realizado de maneira manual não só é mais demorado, como apresenta maior risco de erros e retrabalho. 

A adoção de um sistema integrado de gestão, além de dar mais agilidade e aumentar a produtividade dos colaboradores, proporcionará mais credibilidade à clínica. Sem o uso de planilhas manuais, a automatização transmite uma imagem de organização e profissionalismo.

De um lado, o paciente sentirá confiança para agendar consultas, realizar exames e procedimentos, pois consegue visualizar todo o atendimento com clareza. Internamente, a gestão oferece melhores condições de trabalho para as equipes médicas e de suporte administrativo operacional. 

Do agendamento online ao envio automático de imagens para a confecção de laudos, passando pelo controle financeiro para evitar as temidas glosas médicas, o sistema especializado é uma ferramenta indispensável, robusta e infinitamente mais eficiente que uma planilha. 

Com um bom sistema você pode também: 

• gerenciar as finanças para evitar perdas;
• acompanhar o desempenho das equipes em tempo real;
• eliminar o uso de papel em excesso;
• visualizar o número de agendamentos;
• fazer um controle efetivo do estoque;
• acompanhar e controlar o fluxo de caixa;
• mapear as possibilidades de melhoria em todos os setores.

Motivos para substituição da planilha

Se você estiver pensando no porquê de efetivamente trocar as planilhas por um sistema de gestão integrado, então, precisa considerar alguns aspectos importantes. Mesmo que no momento elas sejam suficientes para o seu negócio, é preciso pensar no futuro. 

Tudo o que um empreendedor ou gestor deseja é que o negócio cresça e seja lucrativo. Para isso, ao longo de toda a jornada de consolidação da clínica, muitas decisões serão tomadas a fim de melhorar o desempenho e ter mais vantagem competitiva.

Nesse contexto, ter informações confiáveis, além de trazer mais segurança para as decisões da gestão, eleva o potencial da clínica de ser recomendada pelos pacientes devido à confiabilidade e transparência dos seus processos. 

Listamos alguns motivos para você substituir as planilhas por um sistema integrado de gestão para clínicas médicas e revolucionar a sua atuação na área médica!

Facilidade de análise de dados

Você já deve ter ouvido sobre a cultura data-driven, que nada mais é do que tomar decisões direcionadas pelos dados. Diariamente, uma clínica produz uma infinidade de dados que servem de base para indicadores e análises. 

Em vez de construir diversas planilhas e criar fórmulas complexas para chegar a uma informação, com um sistema bastam alguns cliques, de acordo com o que você deseja visualizar, e o filtro será disponibilizado para emissão de relatórios. 

A facilidade de apurar esses dados sistêmicos permite que a gestão seja capaz de agir rapidamente para corrigir um erro ou aproveitar uma oportunidade. As intervenções são mais práticas e pontuais, exigindo pouco tempo de análise, ao contrário das planilhas.

Centralização das informações

No caso das planilhas, os registros correspondentes às atividades de cada setor é feito separado. Já com um sistema integrado, você pode contar com informações centralizadas em um mesmo ambiente para filtrar qualquer dado, a qualquer momento.

Isso quer dizer que, com a automatização, você não depende mais que os responsáveis por cada área repassem informações, o que seria mais demorado. Você pode entrar no sistema, parametrizar o que precisa e emitir seus relatórios ou até mesmo acompanhar a performance em uma tela de gestão à vista.

Segurança dos dados

Os dados inseridos na base do sistema são confiáveis, muitas vezes com geração automática. Sem contar que cada colaborador possui um login e senha, o que permite rastreamento em caso de dúvidas ou inconsistências.

Assim, o risco de perder informação ou não ter como atestar a veracidade é mínimo, o que traz mais segurança para a gestão. Seja para agendamento, controle das glosas ou autorização automática dos convênios médicos, cada processo obedece a uma jornada dentro do sistema de fácil monitoramento e gerenciamento.

Vale lembrar que as planilhas dispõem de recursos limitados, que não garantem a segurança dos dados, sobretudo, pelo risco de corrompimento do arquivo. Muitas empresas fazem diversas cópias de backup no intuito de resguardar a informação, o que em um sistema já é feito automaticamente.

Agilidade no dia a dia

O tempo em uma clínica médica é precioso, portanto, nada melhor do que ter um software para absorver a maior parte das atividades operacionais. Além de agilizar os processos internos, sobra mais tempo para as equipes darem atenção aos pacientes e proporcionar um atendimento mais humanizado.

Com um sistema automatizado, a confirmação da agenda será mais rápida, assim como a disponibilização das imagens, confecção e emissão dos laudos para liberação a tempo das consultas — um fluxo eficiente que reflete nos pacientes, proporcionando uma experiência diferenciada e encantadora.

Somente com o uso da planilha para clínica médica não é possível alcançar esse tipo de resultado. Para ter sucesso, uma clínica precisa ir além. A gestão tem um papel fundamental nesse contexto, sendo parte dele considerar o uso de um sistema integrado de gerenciamento completo e especializado.

Gostou do post? Que tal aproveitar a visita, e que estamos falando da importância de um gestor no bom desempenho da clínica, para conferir nosso guia prático para uma boa gestão?