4 dicas para reduzir o cancelamento de consultas em clínicas

4 dicas para reduzir o cancelamento de consultas em clínicas

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Entre tantos desafios enfrentados pela gestão de uma clínica, reduzir o cancelamento de consultas é um dos mais complexos. Por ser muitas vezes imprevisível e repentino, o não comparecimento dos pacientes gera riscos para todo o negócio. 

Para funcionar corretamente e vislumbrar um crescimento contínuo, a clínica depende do atendimento nas consultas e exames. Quando um agendamento é feito, há todo um preparo, desde a recepção, área técnica e corpo clínico. 

Neste post, vamos analisar o impacto do cancelamento de consultas em clínicas e entender por que os pacientes deixam de cumprir a agenda médica. Continue lendo e veja 4 dicas importantes para evitar esse absenteísmo!

Qual o impacto do cancelamento de consultas para a clínica?

O impacto do cancelamento de horários na clínica é, infelizmente, negativo. Para assegurar que todos os pacientes sejam atendidos dentro do horário solicitado, há todo um planejamento e organização da agenda. 

O paciente não comparecer, avisando em cima da hora ou até mesmo deixando de sinalizar a ausência, compromete os demais agendamentos e, muitas vezes, o desempenho geral da clínica, operacional e financeiro. 

O no-show, como é conhecido o não comparecimento de pacientes em consultas, é um aspecto que requer atenção e cuidado por parte da administração. Ele pode ser resultado de uma má gestão, o que influencia a percepção e experiência do paciente, a ponto de ele não se importar em comunicar sua ausência.

Por que os pacientes cancelam suas consultas?

São diversos os fatores que podem levar um paciente a cancelar seu agendamento ou, simplesmente, não aparecer no dia da consulta. A ausência pode ocorrer devido a um imprevisto, esquecimento ou desistência. 

Nesse último caso, muitos pacientes costumam agendar seus atendimentos com muita antecedência. No dia, percebendo que há prioridades para o mesmo horário, acabam optando por deixar de comparecer à clínica. 

Como não há um motivo específico, é essencial adotar uma postura preventiva e tomar providências para evitar eventos recorrentes. Nem sempre será possível evitar um cancelamento, mas com algumas ações, os números podem diminuir e chegar a um percentual normal e aceitável.

Como diminuir as taxas de cancelamento em clínicas? Veja 4 dicas importantes!

É chamado de Churn Rate o índice de cancelamento de clientes, logo, é possível utilizar essa métrica para identificar quantos pacientes deixaram de comparecer às consultas — basta dividir o número de cancelamentos pela quantidade de pacientes ativos, dentro de um determinado período.

Caso o resultado apresente um número elevado, algumas ações podem ajudar a minimizar esse cenário. Trouxemos 4 dias do que você pode fazer na sua clínica! 

1. Evite demoras

O paciente quando chega na clínica deseja ser atendido rapidamente, seja pela agenda atribulada ou baixa tolerância a ambientes médicos. A demora excessiva para o atendimento pode causar impaciência e desistência, gerando um cancelamento por insatisfação.

É fundamental criar uma logística de atendimento, respeitando a agenda e o horário escolhido pelo paciente. Para isso, ter total controle da agenda e evitar o risco de duplicidade ou encaixes inviáveis é a melhor forma de assegurar um atendimento ágil e consultas no horário correto.

2. Tenha canais de atendimento acessíveis

Imagine o desgaste para o paciente ao tentar fazer contato com a clínica e não conseguir. Essa é uma situação comum, que pode estimular o cancelamento de consultas, considerando que o paciente associa as dificuldades de interação a um mau atendimento.

A disponibilidade de diversos meios de comunicação pode minimizar esse problema. Dessa forma, os pacientes poderão escolher por onde desejam falar.

3. Use a tecnologia

Com a ajuda da tecnologia, você pode implementar um sistema de gestão completo para clínicas médicas. A automatização possibilita maior controle dos processos que envolvem a prestação de serviços aos pacientes.

Do agendamento ao faturamento, uma solução tecnológica é capaz de absorver as principais atividades, facilitando o acompanhamento do fluxo de trabalho. Além disso, o trabalho manual é substituído por ações automáticas, o que minimiza o risco de falhas e erros.

4. Faça a confirmação da sua agenda

Você sabia que é possível disponibilizar o agendamento online para livre escolha de horários pelos pacientes? Com essa funcionalidade, toda a equipe de atendimento pode acompanhar as marcações e proceder com as confirmações quando estiver mais próximo das consultas.

A confirmação pode ser realizada, inclusive, pelo WhatsApp. Já existem no mercado soluções parceiras que integram os canais, permitindo que uma consulta agendada pela central telefônica, por exemplo, seja confirmada através do app de mensagens.

Os pacientes podem esquecer da consulta ou agendar algo no mesmo horário, e um lembrete antecipado reduz o risco de cancelamento. Com o auxílio da tecnologia, gerir e organizar bem os horários trazem benefícios — além de assegurar a presença, pode oferecer uma experiência diferenciada e surpreender positivamente os pacientes.

O temido cancelamento de consultas pode ser um verdadeiro problema, mas, com algumas ações focadas em oferecer total atenção e cuidado com os pacientes, as chances de reverter o quadro são grandes.

Portanto, é essencial colocar em prática, se não todas, as principais dicas que trouxemos por aqui. Elas são as medidas básicas para quem deseja reduzir o cancelamento de consultas e manter um fluxo saudável de pacientes na clínica.

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