5 dicas sobre controle de estoque em clínicas médicas

Um bom controle de estoque em clínicas médicas pode contribuir de forma significativa para que a empresa tenha um bom desempenho no atendimento aos pacientes e prestação de serviços médicos.

A falta de material específico para a realização dos procedimentos ou de medicamentos para tratamento dos pacientes pode causar prejuízos, insatisfação do cliente, além de comprometer a imagem da clínica.

Uma gestão atenta e eficiente deve assegurar as condições para realização de um atendimento de excelência. Trouxemos neste post 5 dicas para melhorar a eficiência do controle de estoque em clínicas. Continue lendo e saiba a importância desse processo!

A importância de fazer o controle de estoque em clínicas

O controle de estoque é um dos processos mais importantes em uma clínica médica. Considerando que os profissionais utilizam materiais e medicamentos para tratar os mais diversos casos de pacientes, é fundamental que o estoque esteja organizado. 

A gestão sobre a compra, armazenamento e distribuição dos insumos médicos pode assegurar uma boa experiência ao paciente e faz parte das estratégias de retenção e fidelização. O paciente percebe os esforços da clínica em abastecer os consultórios com todo o material médico necessário. 

Portanto, para manter a clínica funcionando corretamente e ter a preferência dos pacientes, controlar e organizar o estoque, garantindo que não falte nada, é tão importante quanto a realização adequada de qualquer procedimento. 

Quando o paciente escolhe uma clínica, certamente, ele espera ter seus problemas resolvidos. Seja uma consulta breve, seja um tratamento prolongado, em algum momento, equipamentos, materiais ou medicamentos podem ser utilizados. 

Por isso, o estoque tem um papel fundamental em qualquer unidade de saúde. Ele é uma das certezas de prestação de um bom atendimento. Manter o fluxo e a distribuição conforme as solicitações passa segurança e confiança aos pacientes em atendimento. 

O estoque significa investimento e, para evitar prejuízos, é preciso que o controle seja rigoroso, a julgar pelos prazos de validade e giro dos principais materiais estocados. Da mesma forma que a falta de um material pode gerar um problema, um item parado significa perda de dinheiro.

5 dicas para a organização e controle de estoque em clínicas médicas

Em um estoque, a agilidade e facilidade para encontrar os itens são aspectos que não podem ser deixados de lado. Na clínica médica, os atendimentos são agendados, logo, todo o material necessário deve estar disponível quando solicitado. 

Para ajudar você a fazer uma boa gestão e controle de estoque na sua clínica médica, trouxemos 5 passos importantes na organização e provisionamento dos itens utilizados nos processos e atendimento de rotina!

1. Tenha clareza sobre demandas

O estoque ideal é aquele em que não há falta e nem excesso de itens. Isso quer dizer que há um controle rigoroso da demanda, com uma análise prévia, que considera o giro de material em relação aos atendimentos realizados. 

É possível ter uma prévia, avaliando o desempenho do estoque semanal, mensal ou até trimestral, conforme o tipo de item e necessidade de compra — a frequência dos pedidos e a baixa no sistema são os principais parâmetros de análise. 

Com a lista de quantidades e variedades de itens solicitados e movimentados em um período, você terá embasamento e clareza para tomar decisões sobre a necessidade de reposição do estoque.

2. Padronize o seu controle de estoque

A padronização tem um impacto substancial no controle de estoque. Ao estabelecer um padrão de armazenamento será mais fácil localizar os itens e visualizar por tipo, quantidade, validade e, até mesmo, complexidade de uso médico. 

Nas prateleiras, a identificação pelo nome favorece a localização e rápida distribuição. Os itens prestes a vencer devem estar à frente, assim como os mais utilizados, em local de fácil acesso e rápida entrega.   

Muitos medicamentos exigem uma condição diferenciada de armazenamento — temperatura, luz, ventilação e ambiente. É primordial que eles sejam produtos priorizados na gestão e controle de estoque, para evitar perdas e prejuízos em caso de mau acondicionamento.

3. Organize os processos de pedidos, distribuição e reposição

Para aumentar o poder de negociação e conseguir reduzir o valor individual de cada item, o ideal é que as compras sejam feitas em grandes quantidades. Um volume alto de pedidos pode garantir um bom desconto no valor final da compra.

Entretanto, nem sempre é possível esperar, já que muitos itens saem primeiro do que os outros. Nesses casos, antecipadamente, verifique o preço de compra para pequenas e grandes quantidades, para equilibrar a precificação do serviço e, assim, não amargar prejuízo. 

Você pode manter um estoque mínimo, porém, sempre atento às demandas, criando processos de pedido, distribuição e reposição. É uma forma eficiente de organizar seu estoque e estabelecer prazos para novas compras.

4. Verifique a validade dos medicamentos

A validade de materiais e medicamentos pode ser um problema para o controle de estoque, se não houver uma gestão eficiente no acompanhamento das datas de vencimento, independentemente do tipo de item. 

Um produto vencido deve ser descartado e, com ele, o valor relativo ao investimento. Além do prejuízo financeiro, descobrir um item vencido na hora de atender um paciente pode gerar grande transtorno e insatisfação pelo atendimento incompleto.

5. Crie um projeto de armazenagem correto

Um adequado projeto de armazenamento inclui a verificação e análise das condições para manter o controle do estoque, sem ocorrência que possa impactar na qualidade do atendimento e satisfação do paciente. 

Portanto, mantenha sempre um estoque mínimo de todos os itens, observando, sobretudo, o prazo de validade. Avalie a capacidade de giro de cada produto ou medicamento para provisionar as compras sem o risco de não atender a uma demanda. 

Planeje bem as compras para aumentar o poder de negociação dos preços e condições de pagamento. É importante que o acompanhamento seja rotineiro, mas sabemos que para a gestão, com diversas outras demandas em andamento, é um desafio nada fácil. 

6. Dica extra – tenha um sistema de gestão

A melhor forma de aprimorar o gerenciamento de processos e pessoas da sua clínica, é contar com um sistema de gestão completo que ajude no controle de estoque e em todos os demais processos, interligando as atividades. 

Com um sistema integrado você poderá acompanhar a movimentação do estoque, compreender melhor as demandas e verificar o desempenho de cada item para definir as melhores estratégias de compras. 

O Clinux, o sistema de gestão de clínicas desenvolvido pela Genesis Tecnologia, possui um módulo específico para controle de estoque. Como o sistema é integrado, sua gestão será ainda mais eficiente e completa. 

No módulo, as funcionalidades essenciais estão disponíveis para facilitar o acompanhamento rotineiro das demandas de estoque. O acesso às informações é fácil e rápido, o que colabora para uma tomada de decisão precisa e segura.

Veja o que o software, no módulo de estoque, pode oferecer para otimizar os processos da sua clínica:

• pedido e ordem de compra: elaboração de orçamento com fornecedores, disparo de ordem de compra;
• rastreabilidade: saldo por lote e data de validade;
• saldo por estoque: controle total do saldo de insumos;
• saldo mínimo e máximo: recebimento de alertas sobre os limites a maior e menor de cada item. 

O sistema também disponibiliza outros módulos, para integrar setores, processos e atividades. Dessa forma, além do controle de estoque, você terá os dados e as informações centralizadas e disponíveis para facilitar a análise do desempenho geral da sua clínica.

Se você gostou deste post e deseja ter mais eficiência no controle de estoque da sua clínica, acesse o nosso site e conheça todas as funcionalidades do Clinux. Nossa ferramenta de gestão de clínicas pode ser o diferencial que você precisa!