Como evitar a perda de medicamento na sua clínica

O controle de insumos em uma clínica médica é fundamental para evitar a perda de medicamento. Após o prazo de validade, já não é possível prescrevê-lo para um paciente, sendo necessário o descarte, o que acarreta prejuízo financeiro.

Um software específico voltado para o segmento pode ajudar no gerenciamento de registro, aquisição e uso das medicações de acordo com o histórico de entrada e saída — a boa gestão assegura um estoque enxuto e livre de perdas.

Neste post, vamos falar sobre a importância de evitar a perda de medicamentos, e como um sistema personalizado de gestão para clínicas pode ser útil nesse contexto. Então, continue lendo e veja os benefícios de automatizar o processo!

Por que é tão importante evitar a perda de medicamentos?

Os medicamentos são imprescindíveis para a realização de procedimentos ou tratamentos de doenças. Nesse grupo, estão inseridos tanto os comprimidos quanto cápsulas e soluções para assepsia de regiões pós-cirúrgicas e com pontos, por exemplo.

Imagine se durante o atendimento o médico ou enfermeiro descobrir que não há um dos medicamentos ou material para fazer curativos. Como cliente, o paciente terá uma visão negativa sobre a organização e o controle da clínica.

Sem contar que a perda de medicamentos acarreta impacto negativo no fluxo de caixa da clínica, considerando os gastos previstos e não previstos no orçamento. Uma compra fora da programação, por menor que seja o valor, influencia a efetividade do controle e gestão do estoque.

Apesar de estar diretamente ligado à saúde, trata-se de um negócio que deve ser gerenciado pensando nos lucros e, para isso, é necessário prevenir ao máximo a ocorrência que leva ao desperdício.

Como um software de gestão para clínicas pode ajudar?

A automatização gerencial e operacional traz um ganho de eficiência para toda a clínica, considerando que, por meio de um sistema especializado, o gestor pode acompanhar o desempenho dos setores e equipes.

Com um software, todos os processos são centralizados em um mesmo ambiente, concentrando as atividades — o que possibilita o controle de entrada e saída dos medicamentos, de modo geral.

Além de apontar a quantidade de insumos no estoque, um bom sistema é capaz de gerar uma previsão de demanda mais adequada, com base no movimento de um período — evitar as sobras é também uma forma de inibir a ocorrência de perdas.

Um paciente em tratamento na clínica, que precisa ser medicado ou passar por algum procedimento, deve sentir confiança e a certeza de que seus problemas serão resolvidos. Logo, o atendimento incompleto por falta de insumos colocará em risco a imagem da clínica.

Por isso, um sistema estruturado não só evita a perda, mas a insatisfação dos pacientes que escolheram a clínica para consultas e tratamentos. O papel da gestão é crucial para dar condições de realização de um atendimento excelente e oferecer uma boa experiência ao paciente.

Quais os benefícios de um sistema com módulo de gestão de estoque?

Com o controle de estoque, a gestão pode assegurar o pleno funcionamento da clínica, se tratando do uso de medicamentos para atender devidamente os pacientes. A ausência de uma determinada medicação impede a realização de procedimentos ou continuidade de um tratamento.

Elencamos os principais benefícios de ter um software de gestão na sua clínica médica para evitar a perda de medicamentos!

Mais clareza sobre demandas

A previsão de demandas serve para manter um estoque equilibrado, ou seja, sem falta ou excesso de medicamentos e insumos. Com um módulo de gestão específico, é possível analisar o que precisa ser comprado para reposição de medicamentos faltosos.

A avaliação sistêmica, que pode ser semanal, mensal e trimestral, tem o intuito de não deixar faltar medicamentos que são usados com frequência. Esse processo é simplificado pela automação, bastando estabelecer alguns parâmetros e realizar filtros no sistema.

Organização dos processos de pedidos, distribuição e reposição

A clareza da análise permite que os processos que envolvem a aquisição de medicamentos sejam mais bem organizados. Do pedido à reposição e armazenamento, um fluxo pode ser desenhado de modo que os medicamentos com validade mais próxima sejam colocados na frente, evitando as perdas.

Outro ponto positivo é que um pedido de grandes quantidades aumenta o poder de negociação com os fornecedores, seja para valor ou prazo de pagamento. Com um controle rigoroso, você sabe quais medicamentos podem ter um estoque maior ou menor.

Verificação automática da validade dos medicamentos

A perda de medicamentos está relacionada também à validade, pois em muitos casos o descontrole e a falta de gestão desencadeiam uma série de eventos negativos e, dentre eles, a não verificação dos prazos de validade.

Sendo assim, o módulo de gestão de estoque pode emitir um alerta de verificação da validade dos medicamentos cadastrados. Independentemente do item, manter dentro do prazo permitido de uso assegura o atendimento do paciente, evitando surpresas desagradáveis.

Padronização do controle de estoque

A padronização, além de transmitir a ideia de organização — essencial para a área da saúde —, facilita o trabalho da equipe responsável pelo cadastro, separação e armazenamento dos medicamentos.

Desse modo, a localização dos itens medicamentosos obedecerá a um padrão que pode ser estabelecido por tipo, quantidade, validade, área médica e procedimentos realizados — o sistema permite identificar os medicamentos, direcionando para o local correto, viabilizando um atendimento rápido.

Vale lembrar que muitos insumos exigem armazenagens específicas e personalizadas devido às condições de temperatura, luz, ventilação e ambiente. Para evitar a perda desses medicamentos, o controle se torna ainda mais necessário.

Com o módulo de gestão do sistema Clinux, desenvolvido pela Genesis Tecnologia, você pode resolver todos os seus problemas. Por ele é possível realizar processos essenciais na gestão do controle de estoque, como:

• solicitação de materiais — todos os pedidos de materiais dos setores serão centralizados, facilitando o trabalho da equipe do estoque na separação, liberação e entrega;
• cotação — do envio do orçamento para o fornecedor até a escolha proposta vencedora e entrada dos materiais no estoque pela ordem de compra;
• controle de materiais usados no paciente — com o Clinux, é possível saber a quantidade de materiais e medicamentos gastos por paciente.

Como você viu, a perda de medicamento está diretamente ligada a uma possível ineficiência da gestão de estoque. Um software especializado não só evita os prejuízos causados pelo descontrole, como traz mais eficiência para a gestão e segurança nas decisões de compras.Gostou do post? Que tal aproveitar a visita para saber quais são as habilidades essenciais que um gestor de clínica médica deve ter para garantir um trabalho diferenciado e de destaque!