Treinamento de secretária: como fazer em sua clínica?

Quando o paciente chega na clínica, ser atendido por uma profissional capacitada e empática faz toda a diferença. Por isso, o treinamento de secretária é tão importante para alinhar a cultura da empresa e garantir a qualidade na prestação de serviços.

Entre especialidades e procedimentos, ter uma equipe preparada para lidar com os mais variados perfis de pacientes é imprescindível. A secretária tem um papel fundamental nesse processo, sobretudo de acolher e não deixar ninguém esperando.

Neste post, vamos falar sobre a importância de ter colaboradores bem treinados e prontos para receber os pacientes na clínica médica. Continue lendo e veja dicas de como fazer um treinamento de secretária!

Por que é tão importante treinar as equipes?

De tempos em tempos, o mercado corporativo surge com novidades que as empresas devem aderir se quiserem se manter competitivas. Dos serviços às tecnologias, é preciso se adequar para acompanhar a modernidade imposta pela transformação digital.

Os colaboradores devem ser envolvidos e devidamente capacitados, já que colaboram diretamente nas atividades da empresa. Eles são corresponsáveis pela captação e retenção de clientes, a partir de uma prestação de serviços de excelência.

Para isso, é primordial oferecer treinamentos que vão ajudar a desenvolver habilidades e competências com foco na melhoria do atendimento. Seja para aprender a manusear um equipamento, seja para alimentar um sistema integrado ou praticar a escuta ativa, o treinamento mostra que a empresa se preocupa com seu time.

Além disso, ele gera mais aproximação entre os colaboradores que aprendem a interagir e compartilhar melhor dentro da rotina. Sem contar que, durante a abordagem, é possível alinhar os objetivos e necessidades, fortalecendo a cultura organizacional da empresa.

Não importa a qual setor ou segmento a empresa pertença, o treinamento é uma forma de uniformizar a comunicação e padronizar os processos. Na área da saúde é ainda mais importante, já que é naturalmente complexa devido à privacidade e confidencialidade necessárias.

Os colaboradores devem saber o que o pode e o que não pode ser feito, como agir diante de um problema e ter conhecimento tecnológico suficiente. O planejamento é crucial para que os treinamentos sejam produtivos e transformadores.

Como realizar um treinamento de secretária efetivo?

Cada colaborador demanda um tipo de atenção diferente quando o assunto é treinamento, considerando a função e atividades. No caso da secretária, que está no ponto de intermediação entre o paciente e demais áreas da clínica, vale abranger temas variados.

Veja algumas dicas para planejar os assuntos a serem tratados no treinamento de secretária!

1. Trabalhe a qualidade do atendimento

De modo geral, o atendimento corporativo é padronizado, observando os processos e regras para que tudo funcione corretamente. No entanto, em uma clínica médica a secretária precisa oferecer muito mais que um bom atendimento.

Cada paciente traz consigo sentimentos e sintomas únicos, que muitas vezes geram problemas e medos. É importante que a secretária saiba acolher sem ser invasiva, consiga ouvir, respeitando o espaço de cada paciente, e gerar encantamento.

A proatividade e capacidade para resolução de problemas pode, em muitos casos, conter um estado de ansiedade. É fundamental ter uma assistente que conserve a calma nos momentos tensos e seja o suporte do gestor e da equipe médica.

2. Foque na melhoria da comunicação

A comunicação é ferramenta de trabalho da secretária, já que ela dialoga com diversos públicos – interno e externo – ao longo do dia. A clareza e a objetividade são pontos essenciais no repasse de informações e esclarecimento de dúvidas.

Durante o treinamento, é importante checar se a profissional tem todos os recursos para executar bem seu trabalho. Caso contrário, elaborar um manual ou criar um roteiro de atendimento pode eliminar as falhas de comunicação que, cedo ou tarde, interferem nos resultados.

3. Promova a atenção aos processos

Os processos organizados e padronizados minimizam erros, evitam o retrabalho e a insatisfação dos pacientes. Não basta apenas se comunicar com clareza, mas também saber o funcionamento da clínica, especialmente no que diz respeito a procedimentos.

Seja a autorização do convênio, seja o preparo para um exame, a secretária clínica deve ter conhecimento de como funciona. O entendimento ampliado permite aproveitar melhor suas habilidades e tornar seu trabalho mais interessante, muito além de apenas recepcionar e atender ao telefone.

4. Ensine o uso adequado de sistemas

O uso de sistemas especializados de gestão já é uma realidade em muitas clínicas médicas, e a secretária faz parte da equipe de atendimento. Do agendamento online à liberação de laudo médico, ela deve ter conhecimento prático para agilizar os processos e garantir a não espera na fila.

A Genesis, por exemplo, disponibiliza vídeos de treinamento sobre o Clinux para facilitar o aprendizado sobre o sistema para os profissionais da clínica. Quem contrata a solução tem direito e pode solicitar ao suporte a liberação para os colaboradores envolvidos.

O treinamento de secretária compõe as estratégias de gestão no que diz respeito ao engajamento e motivação das equipes. Essa é uma forma de valorizar uma profissional que tem grande importância, sendo responsável por receber e direcionar os pacientes para tornar a clínica uma referência de bom atendimento.

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