Como fazer corretamente a gestão de custos em clínica médica?

Um bom gerenciamento das compras e despesas consegue reduzir de modo significativo os gastos de uma empresa. No entanto, os valores que envolvem a área da saúde podem tornar a gestão de custos em clínica médica um grande desafio.

Realizar esse controle manualmente é um risco, pois além de moroso, pode não apresentar os resultados claramente. Por isso, a melhor maneira de cuidar dessa parte na gestão financeira é ter um processo bem estruturado e até mesmo automatizado.

Quer saber como fazer a gestão de custos da sua clínica de modo eficiente? Continue neste post para ver a importância desse gerenciamento, bem como o passo a passo para colocar em prática e melhorar o desempenho do seu negócio!

Por que a gestão de custos em clínica médica é tão importante?

Qualquer assunto que envolva dinheiro dentro de uma empresa merece atenção e cuidado, já que dele depende uma série de decisões. Tudo o que entra ou sai do caixa deve ser contabilizado para garantir resultados reais e imediatos, que possam ser analisados.

A receita é fundamental para manter o negócio ativo, mas para que o faturamento tenha bons resultados é preciso controlar os gastos. Se tratando de uma clínica médica, a gestão de custos é primordial para acompanhar e equilibrar os números financeiros.

Para isso, é preciso analisar o negócio na totalidade, ou seja, identificar as necessidades e viabilizar a qualidade dos serviços. Tudo isso é feito em um comparativo entre gastos e investimentos, associando ao que é preciso para garantir excelência no atendimento.

Com a análise certa, baseada em dados confiáveis, o gestor terá em mãos informações financeiras importantes. Os indicadores mostram se os recursos estão sendo utilizados da forma correta e se é possível reduzir gastos para tornar a clínica mais rentável.

Como fazer uma gestão de custos eficiente? Passo a passo para o controle de gastos

Uma boa gestão de custos não só visualiza o futuro como analisa o presente para assegurar que a clínica prospere. A análise antecipada prevê erros nas projeções financeiras , considerando que uma pequena falha pode comprometer o negócio e tirar a clínica do mercado.

Ao fazer a gestão de custos na sua clínica médica, você não só evita que isso aconteça como melhora o desempenho. É que o gerenciamento estabelece um fluxo de acompanhamento contínuo, com visão ampla da clínica enquanto negócio.

Elencamos os passos mais importantes para controlar os gastos e impulsionar as receitas por meio de uma estrutura bem-definida para a sua gestão de custos em clínica médica. Acompanhe!

1. Elabore um orçamento

Um dos primeiros passos para acompanhar a performance financeira de um período é ter em mãos um orçamento. Trata-se de uma previsão do que será gasto na clínica, considerando as possíveis necessidades e demandas.

Com base no realizado do último ano e nas expectativas de crescimento, todas as despesas e receitas devem constar no planejamento orçamentário. O orçamento pode ser setorizado e depois centralizado para conectar as áreas e suas atividades que envolvem as finanças.

Nessa etapa, é preciso identificar o que pode e deve ser gasto em cada área, bem como o que é esperado de resultado em cada uma delas. Fazendo isso, o gestor consegue acompanhar para um comparativo mais consistente do previsto x realizado.

2. Identifique despesas fixas e variáveis

É fundamental saber quais são as despesas fixas e variáveis na composição da estrutura financeira da clínica. Entre as contas pagas mensalmente estão as de aluguel, concessionárias, folha de pagamento, materiais e insumos, internet, entre outras.

Já as despesas variáveis englobam os gastos com locomoção de um profissional para procedimentos extras ou elaboração de laudo médico. Além disso, entra nessa lista também a compra de materiais específicos ou de medicamentos.

O importante é tentar entender ao máximo o que significa cada gasto e a que tipo de despesa está vinculado. Essa é uma forma de mensurar e provisionar as despesas mensais, bem como o rendimento da clínica para cobrir esses gastos e gerar lucro.

3. Separe as finanças pessoais e empresariais

Um dos grandes erros, e muito comum dentro das organizações, é misturar as contas pessoais com as da empresa. Trata-se de um problema que afeta diretamente o caixa, já que os recursos destinados às finanças corporativas acabam sendo desviados de modo equivocado.

O pró-labore e as retiradas mensais existem exatamente para que os sócios da clínica sejam rentabilizados. Essa é uma decisão que pode comprometer o fluxo de caixa e levar a clínica a problemas graves de ordem financeira.

Sem contar que o contador pode encontrar dificuldades para justificar na Receita Federal a movimentação financeira de pessoa física e jurídica. É que a declaração do Imposto de Renda deve ser separada. Logo, é importante não misturar as contas.

4. Registre entradas e saídas

O princípio básico de um fluxo de caixa atualizado é manter as entradas e saídas registradas diariamente. A decisão de compra ou de investimento abrange saber se há condições financeiras para o gasto, envolvendo conferência e análise.

É provável que surjam demandas não previstas, mas com grande potencial de ganhos para a clínica. Logo, a gestão de custos precisa de respostas rápidas, mas confiáveis para fazer uma análise completa e ter segurança nas decisões.

Vale ressaltar as particularidades da área da saúde em relação aos convênios médicos que, sem um controle efetivo, acabam gerando as temíveis glosas médicas. O não repasse dos valores pagos pelos pacientes dentro do prazo acarreta “furo” de caixa. Logo, o registro diário das movimentações financeiras vai evitar esse tipo de problema.

5. Mantenha as contas em dia

Além de registrar e acompanhar o movimento financeiro da clínica é fundamental manter as contas em dia. O pagamento dentro do prazo evita a incidência de multa e juros, além dos possíveis encargos previstos nas guias de impostos, por exemplo.

A gestão de custos em clínica médica tem o objetivo de manter o equilíbrio financeiro do negócio, evitando gastos desnecessários. Na iminência de atraso nos compromissos financeiros, é melhor negociar o prazo, definindo uma nova data de pagamento.

Com as informações atualizadas sobre as contas a pagar, o gestor consegue avaliar se é o melhor momento de fazer um investimento. Em muitos casos, é melhor recuar temporariamente em um gasto, do que arriscar ficar devendo e entrar na chamada “bola de neve”.

6. Invista em tecnologia

Em plena era digital e tecnológica, está cada vez mais difícil gerenciar um negócio sem a ajuda de ferramentas e soluções especializadas. O controle manual, especialmente das finanças, já não é mais confiável ou até mesmo recomendado.

Por isso, se você deseja fazer uma gestão de custos eficiente na sua clínica, considere a automatização dos processos financeiros. No mercado, já existem sistemas especializados para a gestão de clínicas médicas, que abrangem todas as áreas e permitem um gerenciamento completo.

Um sistema integrado vai coletar os dados de todos os setores, centralizar em uma mesma tela e municiar o gestor de informações atualizadas. Do agendamento de consultas à autorização automática de convênio e controle do estoque e itens disponíveis, é possível levantar números importantes.

A cultura data driven, de orientação por dados, é uma aliada na gestão de negócios, valendo para todo tipo de empresa. Na área da saúde, as informações são filtradas para fornecer detalhes do desempenho da clínica.

Nesse contexto, a gestão de custos pode se valer dos indicadores atrelados às áreas técnicas e de atendimento. A quantidade de pacientes atendidos, procedimentos realizados, guias de convênio autorizadas ou retiradas no estoque é um elemento que serve de análise.

Perceba o grau de importância da gestão de custos em clínica médica e de ter informações em tempo hábil. Uma estratégia que, associada ao uso de uma solução especializada de gestão, pode colocar seu negócio em posição de vantagem no mercado.

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